Hinweise zur Implementierung eines Vorlagenmanagements

Über die Zeit sammeln sich in einer Organisation viele verschiedene Vorlagen für Dokumente an. Historisch werden diese oftmals nicht an zentralen STellen abgelegt, oder Mitarbeitende legen sich eigene Kopien davon an. Eine Folge davon ist, dass es für die Organisation sehr schwer ist, eine hohe Qualität der Dokumente bezogen auf Barrierefreiheit, jedoch auch auf alle anderen Aspekte, wie verwendete Schrifraten, Logos und andere Punkte sicherzustellen.

Um barrierefreie Dokumente in öffentlichen Stellen gemäß der BITV 2.0 sicherzustellen, empfiehlt es sich, bereits barrierefreie, zentral bereitgestellte Dokumentvorlagen innerhalb der Organisation einzusetzen. Sie schaffen die Grundlage zur Einhaltung gesetzlicher Anforderungen, fördern Chancengleichheit und verbessern die Nutzungsfreundlichkeit von Dokumenten für alle Menschen. Durch vordefinierte, barrierefreie Formateinstellungen lassen sich Arbeitsprozesse vereinfachen und automatisieren, die Qualität von Dokumenten verbessern und das Corporate Design wahren.

Zu Beginn empfiehlt sich die Klärung von Zuständigkeiten für Entwicklung, Pflege und Qualitätssicherung von Vorlagen innerhalb der Organisation. Anschließend ist eine Analyse der Anforderungen verschiedener Bereiche ratsam, um geeignete Dokumenttypen und Anforderungen zu identifizieren.

Für Vorlagen existieren spezielle Dateiformate, z. B. .dotx für Microsoft Word oder .potx für Microsoft PowerPoint. Im Gegensatz zu regulären Dokumenten enthalten Vorlagen vordefinierte Strukturen, Formatierungen und Platzhalter, die als Grundlage für neue Dokumente dienen. Für die Gestaltung barrierefreier Vorlagen sind die jeweiligen Anforderungen der Software zu berücksichtigen (siehe z. B. das Kapitel Allgemeine Anforderungen an die Barrierefreiheit von Dokumenten. Im Folgenden werden die zentralen Anforderungen dargestellt, die insbesondere bei der Entwicklung von Vorlagen relevant sind.

Eine definierte Farbpalette sollte fest in der Vorlage hinterlegt werden, idealerweise auf Basis des Corporate Designs. Farben werden u. a. für Schriften, Texthervorhebungen, Linkformatierungen, Diagramme und Tabellen genutzt und müssen ausreichende Kontraste aufweisen.

Legen Sie das Tabellendesign in der Vorlage fest. In der Regel können hierzu die hinterlegten Farben der Farbpalette herangezogen werden, ggf. müssen Schriftfarben abhängig von den Hintergrundfarben angepasst werden. Zusätzlich stehen abhängig von der Software Formatierungsmöglichkeiten für die Optik gebänderter Zeilen und Rahmenlinien bereit.

Formatvorlagen sind zentral für Struktur und Barrierefreiheit. Besonders relevant sind Überschriftenebenen, Absätze und Zitate, da sie die semantische Struktur für Screenreader bereitstellen. Überschriften müssen hierarchisch korrekt hinterlegt sein. Für die Formatvorlage des Standardtextes sollte eine gut lesbare, serifenlose Schriftart hinterlegt werden. Empfohlen sind mindestens 11 pt Schriftgröße mit einem Zeilenabstand von 1,2 bis 1,5 und Linksbündigkeit. Versalienschreibweise sollten generell vermieden werden. Silbentrennung sollte, wenn möglich, deaktiviert werden. Zur besseren Anwendung und Fehlervermeidung sollten Formatvorlagen eindeutig benannt und nachvollziehbar strukturiert bzw. im Schnellzugriff angeordnet sein. Die Verwendung der Standardformatvorlage „Titel“ (z. B. in Microsoft Word) wird in einigen Quellen kritisch gesehen, da manche Screenreader diese Formatvorlage nicht unterstützen (Quelle: Barrierefreies Word: Erweiterte Checkliste nach EN 301 549 (PDF), letzter Zugriff: 18.5.2026). Eine Entfernung aus dem Schnellzugriff ist in diesem Fall sinnvoll.

Listen und Verzeichnisse können ebenfalls über entsprechende Formatvorlagen vordefiniert werden. Auf die Verwendung von römischen Ziffern sollte dabei vermieden werden.

Benutzerdefinierte Inhaltsverzeichnisvorlagen können zentral in Dokumentvorlagen hinterlegt und in weiteren Dokumenten wiederverwendet werden. Falls technisch möglich, sollte die Funktion für ein klickbares Inhaltsverzeichnis aktiviert werden, da dies die Navigation innerhalb des Dokuments deutlich verbessert. Zusätzlich können – abhängig von der verwendeten Software – festgelegt werden, welche Überschriftenebenen im Inhaltsverzeichnis angezeigt werden sollen, um die Struktur gezielt zu steuern.

Navigationshilfen in Dokumenten sind Funktionen, die helfen, sich schnell in längeren oder komplexen Dateien zu orientieren. Insbesondere für Menschen, die assistive Technologien wie Screenreader nutzen, erleichtern sie das Finden bestimmter Inhalte und verbessern die Übersicht. Typische Navigationshilfen in Textverarbeitungsprogrammen sind Inhaltsverzeichnisse, Lesezeichen und formatierte Überschriftenebenen. In Tabellenkalkulationsprogramme (z. B. Excel) stehen weniger Navigationsfunktionen für assistive Technologien zur Verfügung. Daher ist es ratsam, hier manuelle Navigationshilfen für Screenreader-Nutzende bereitzustellen. Beispiele für hilfreiche Navigationshilfen in Tabellenkalkulationsprogrammen sind:

• ein manuell verlinktes Inhaltsverzeichnis im ersten Tabellenblatt bereitstellen,
• pro Tabellenblatt nur eine Tabelle anführen,
• Thema der Tabelle in jeder A1-Zelle pro Tabellenblatt anführen,
• erste leere Zelle unterhalb der Tabelle mit einem textlichen Hinweis „Ende des Tabellenblatts“ oder einer ähnlichen Kennzeichnung versehen,
• Tabellenblätter aussagekräftig beschriften.

In den Metadaten der Vorlage kann die passende Dokumentsprache eingestellt werden.

Kopf- und Fußzeilen können in Vorlagen für durchlaufende Informationen wie bspw. Seitenzahlen oder der Dateiname etc. genutzt werden. Relevante Informationen sollten hier nicht untergebracht werden, da je nach Software, ggf. die Inhalte nicht in der Lesereihenfolge eines Screenreaders aufgenommen werden.

Schnellbausteine ermöglichen die Wiederverwendung häufig genutzter Inhalte wie Textbausteine oder Formatierungen.
In Microsoft Word z. B. kann der Schnellbaustein „Dokumenttitel“ genutzt und platziert werden, um den Dokumentitel gleichzeitig im Dokument und in den Metadaten zu hinterlegen. Dadurch wird eine Anforderung der Barrierefreiheit erfüllt und der Bearbeitungsaufwand reduziert.

Für Bilder (z. B. Logos) in den Vorlagen sollten bereits Alternativtexte hinterlegt oder dekorative Elemente entsprechend gekennzeichnet werden.

Vorlagen können Anwendungsbeispiele enthalten, etwa für barrierefreie Tabellen, Diagramme, Überschriftenhierarchien, Formulare, Titelblätter, Tabellenblätter oder Masterfolien. Dadurch werden die korrekte Nutzung erleichtert und einheitliche Ergebnisse gefördert. Für Tabellen kann z. B. die Wiederholung von Kopfzeilen bei Seitenumbrüchen bereits aktiviert werden.

Zu vielen Aspekten, die hier genannt wurden, finden Sie Informationen in weiteren Kapiteln dieser Handreichung.

Vor der Bereitstellung barrierefreier Dokumentvorlagen sollten diese fachlich, gestalterisch und technisch geprüft sowie offiziell freigegeben werden. Die Verantwortung dafür liegt in der Regel bei zentralen Stellen wie z. B. der Öffentichkeitsabteilung, IT-Abteilung oder den Beauftragten für digitale Barrierefreiheit. Dadurch wird sichergestellt, dass die Vorlagen sowohl den gesetzlichen Anforderungen als auch den Vorgaben des Corporate Designs entsprechen. Ebenso wichtig ist eine klare Versionierung der Vorlagen. Änderungen, Aktualisierungen oder neue Funktionen sollten nachvollziehbar dokumentiert und an die Mitarbeitenden kommuniziert werden, beispielsweise über das Intranet, Rundmails oder Änderungsprotokolle. So wird verhindert, dass veraltete oder nicht barrierefreie Vorlagen weiterhin genutzt werden.

Die Vorlagen sollten zentral und leicht zugänglich bereitgestellt werden, beispielsweise über ein Intranet, ein Dokumentenmanagementsystem oder Cloud-Dienste der Einrichtung. Zusätzlich kann die Integration in Standardsoftware wie z. B. Microsoft Word dazu beitragen, dass Mitarbeitende direkt beim Erstellen neuer Dokumente auf die freigegebenen Vorlagen zugreifen können.

Die Einführung barrierefreier Vorlagen erfordert eine gezielte Sensibilisierung der Mitarbeitenden für digitale Barrierefreiheit. Schulungen, Leitfäden und kurze Anleitungen unterstützen dabei, die Vorlagen korrekt anzuwenden und typische Fehler bei der Dokumentenerstellung zu vermeiden. Unterstützend können klare Stellungnahmen der Organisationsleitung wirken, um die Relevanz barrierefreier Dokumente hervorzuheben und die verbindliche Nutzung der Vorlagen zu fördern. Mitarbeitende sollten zudem angehalten werden, Vorlagen stets aus der zentralen Quelle zu verwenden, damit aktuelle Versionen und Anpassungen berücksichtigt werden.

Die Einführung neuer Vorlagen sollte schrittweise und nach klaren Prioritäten erfolgen. Empfehlenswert ist es, zunächst häufig genutzte Dokumenttypen bereitzustellen und anschließend weitere Bereiche einzubinden.
Eine begleitende Qualitätssicherung kann sicherstellen, dass die Vorlagen auch nach Softwareupdates korrekt funktionieren und weiterhin barrierefreie Dokumente ermöglichen. Durch regelmäßige Stichproben kann überprüft werden, ob auch die mit den Vorlagen erstellten Dokumente noch den Anforderungen der Barrierefreiheit entsprechen. Werden dabei Probleme festgestellt, können die Vorlagen optimiert oder zusätzliche Unterstützung für Mitarbeitende angeboten werden. Ergänzend sollte ein Feedback-Management etabliert werden. Rückmeldungen von Mitarbeitenden und Nutzenden unterstützen die kontinuierliche Weiterentwicklung der Vorlagen, helfen bei der frühzeitigen Erkennung technischer Probleme und fördern die Akzeptanz innerhalb der Organisation.

• Hinweise zur Erstellung von Alternativtexten
• Allgemeine Anforderungen an die Barrierefreiheit von Dokumenten
• Hinweise zur Gestaltung von Tabellen

• Barrierefreies Word: Erweiterte Checkliste nach EN 301 549 (PDF)

Informationen zu diesem Artikel

Verfasst von:

Anne Groß, Alexander Pfingstl

Datum:

26.05.2026

Lizenz:

CC-BY-SA 4.0

Version:

2.0

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