PDF-Dokument

Ausgeschrieben lautet der Begriff: Portable Document Format

Der PDF-Standard wurde von Adobe entwickelt, damit Dokumente plattformunabhängig dargestellt und ausgetauscht werden konnten. Dokumente konnten damit zwischen Computern mit verschiedenen Betriebssystemen ausgetauscht werden. Auch beim Ausdrucken auf unterschiedlichen Druckern ist das PDF von Bedeutung, da damit das Layout unverändert bleibt.

Mittlerweile ist der PDF-Standard ein DIN ISO-Standard (aktuellste Version: DIN ISO 32000-2:2020:12) PDF 2.0 und wird von der PDF Association weiterentwickelt. Es gibt mehrere Substandards, z. B. PDF/UA für barrierefreie PDFs, PDF/A zur Langzeit-Archivierung oder den Druck-Standard PDF/X.

Der PDF/UA-Standard und der PDF/A-Standard können gleichzeitig einem PDF-Dokument zugewiesen werden. Es gibt Konvertersoftware, die bei der Konvertierung anbietet, ein PDF-Dokument mit beiden Standards zu erzeugen.

Eine PDF-Datei lässt schnell mit unterschiedlichen Werkzeugen erzeugen. Einige Werkzeuge erstellen PDF-Dateien, die Barrieren für Menschen mit Beeinträchtigungen und assistiven Technologien enthalten. Diese PDF-Dateien sind dann keine barrierefreien PDF-Dokumente.

Gemäß BITV 2.0 müssen barrierefreie PDF-Dokumente verschiedene Anforderungen erfüllen.

Damit von einem barrierefreien PDF gesprochen werden kann, muss dieses dem PDF/UA-Standard entsprechen. UA steht für „Universal Accessibility“.

Der PDF/UA-Standard ist ebenfalls ein ISO-Standard und ist ein Substandard des PDF-Standards DIN ISO 32000-1:2008-07 (PDF 1.7). Der derzeit anwendbare PDF/UA-Standard ist PDF/UA-1 (DIN ISO 14289-1:2016:12). Er ist anwendbar für alle PDF-Dokumente, die als PDF 1.X erzeugt werden. Im März 2024 wurde der PDF/UA-2-Standard veröffentlicht. Der PDF/UA-2-Standard ist ein Substandard des aktuellsten PDF-Standards PDF 2.0. Weiterführende Informationen zu diesem Standard finden sich im Exkurs PDF/UA-2 sowie bei den Anforderungen zur Barrierefreiheit von Tabellen in PDF-Dokumenten.

Der PDF/UA-Standard stellt klar, wie ein barrierefreies Dokument aufgebaut sein muss.

Die EN 301 549 (aktuelle Version EN 301 549 v3.2.1 (2021-03) ist eine harmonisierte europäische Norm, die die Barrierefreiheitsanforderungen an IKT-Produkte und -Dienstleistungen definiert. Darunter fallen auch PDF-Dokumente. In Abschnitt 10 „Nicht-Web-Dokumente“ werden die Anforderungen für Dokumente wie barrierefreie PDF-Dokumente erläutert.

Während die EN 301 549 die übergeordneten Anforderungen festlegt, bietet der PDF/UA-Standard konkrete technische Anforderungen zur Erstellung und technischen Prüfung barrierefreier PDF-Dokumente.

PDF-Dokumente werden häufig eingesetzt, um unverfälschte und layoutgetreue Dokumente wiederzugeben, die komplett unabhängig vom eingesetzten System sind. Mit Standard-Programmen können schnell PDF-Dokumente erstellt werden. Jedoch sind diese meist nicht automatisch barrierefrei. Die Auswahl des korrekten Dateiformats für den jeweiligen Anwendungsfall ist zu beachten.

Es gibt zahlreiche Anwendungen, mit denen PDF-Dateien barrierefrei nachbearbeitet werden können, z. B. Foxit PDF Editor, Kofax Power PDF, axesPDF und mehr. In dieser Handreichung wird beschrieben, worauf bei der Erstellung barrierefreier PDF-Dokumente zu achten ist. Es werden keine genauen Schritte in einer bestimmten Software beschrieben.

Eine Grundvorrausetzung für ein barrierefreies PDF-Dokument ist die Maschinenlesbarkeit. Ein Dokument, das z. B. nur als Bild eingescannt wurde, kann nicht von Screenreadern gelesen werden, und darf daher nicht benutzt werden. Ob ein Dokument maschinenlesbar ist, kann z. B. durch das komplette Markieren des Textes mit der Maus oder Tastatur getestet werden. Wenn der Text sich markieren, und somit auch kopieren lässt, kann der Text als grundsätzlich maschinenlesbar betrachtet werden. Wird die ganze Seite mit einem Klick oder gar nicht markiert, handelt es sich um ein Bild des Textes. Der Text ist dann nicht maschinenlesbar. Maschinenlesbarkeit allein reicht nicht, um die Barrierefreiheit zu erfüllen.

Um den Inhalt eines PDF schnell zu erfassen, und um beispielsweise Dateien sauber katalogisieren zu können, ist ein aussagekräftiger Dokumenttitel essenziell. Von allen möglichen Metadaten (verfassende Personen, Stichwörter …), ist der Titel für ein barrierefreies Dokument notwendig. Das Hinterlegen weiterer Metadaten führt zur Steigerung des Nutzungskomforts des Dokuments. So kann z. B. Transparenz hinsichtlich der Personen, die das Dokument verfasst haben, für eventuelle Rückfragen hergestellt werden. Der Dokumenttitel muss zusätzlich auch in der Titelleiste als Fenstertitel angezeigt werden. Der Screenreader wird dann beim Wählen des jeweiligen Fensters diesen auch vorlesen. In den Dokumenteinstellungen sollte eingestellt werden, dass - soweit vorhanden - die Lesezeichen beim Öffnen des Dokuments direkt angezeigt werden. Dies optimiert die Navigierbarkeit im Dokument für alle Nutzenden.

Nach der harmonisierten europäischen Norm EN 301 549 müssen alle Farbkontraste in Dokumenten die Konformitätsstufe AA der WCAG erfüllen. Text und Hintergrund müssen ein Kontrastverhältnis (Kontrastabstand) von mindestens 4,5 zu 1 für normalen Text (Schriftgröße kleiner 18 pt oder 14 pt fett), bzw. mindestens 3 zu 1 bei größeren Schriften sowie informativen grafischen Elementen/Grafiken aufweisen. Zur Prüfung des Kontrastverhältnisses gibt es verschiedene Möglichkeiten bzw. Tools. Der Colour Contrast Analyser ist eine kostenfreie Mini-Anwendung. Er bleibt auf dem Fenster im Vordergrund, so können mit den Pipetten die Vorder- und Hintergrundfarbe ausgewählt werden. Der [Colour Contrast Analyser] zeigt dann das Verhältnis der ausgewählten Farben für die Konformitätsstufe AA und für die Konformitätsstufe AAA an.

Sollten die Kontraste in einem PDF-Dokument nicht die Konformitätsstufe AA erreichen, müssen an den entsprechenden Stellen neue Farben gewählt werden. Der Colour Contrast Analyser kann hierbei mit Schiebereglern bei der Farbwahl unterstützen. Oftmals genügt es einzelne Farben etwas heller bzw. dunkler umzusetzen. Die korrekte Farbwahl bzw. Farbanpassung sollte allerdings im Quelldokument (Word, InDesign, PowerPoint …) erfolgen. Ein nachträgliches Bearbeiten der Farben im PDF ist aufwändig und kann zu Folgebearbeitungen führen, da unter Umständen die Dokumentstruktur beschädigt wird.

Barrierefreie Dokumente sind strukturiert aufgebaut. PDF-Dokumente müssen komplett und in der richtigen Lesereihenfolge getaggt sein, bzw. alle dekorativen Elemente als Artefakte ausgezeichnet. Alle relevanten Informationen müssen mit inhaltlich passenden Tags getaggt werden. Dadurch werden Inhaltselemente wie z. B. Überschriften, Listen, Tabellen, Grafiken etc. korrekt programmatisch ausgezeichnet, um diese für Hilfstechnologien zugänglich zu machen. Neben der Kenntnis der Tags müssen auch die Schritte zum Tagging bekannt sein und korrekt angewendet werden.
Dekorativen Elemente oder sich wiederholende Kopf- und Fußzeilen müssen als Artefakt gekennzeichnet werden.

Die Einstellung der korrekten natürlichen Sprache des PDF-Dokuments ist, u. a. für die korrekte Nutzung mit Screenreadern notwendig. Nur dadurch werden Dokumente in der richtigen Sprache erkannt und vorgelesen. Neben der natürlichen Hauptsprache des Dokuments (Dokumentsprache) müssen bei Abschnitten in weiteren Sprachen im Dokument auch diese Sprachen einzelner Teilbereiche (Überschriften, Absätze, …) korrekt definiert werden, wenn diese von der Dokumentsprache abweichen. Die globale Dokumentsprache kann im PDF in den Dokumenteigenschaften angegeben werden. Abweichende Teilbereiche sollten bereits im Quelldokument korrekt hinterlegt werden, da diese Nachbearbeitung im PDF sehr aufwändig ist.

Um die Elemente eines PDF-Dokuments auch mit assistiven Technologien in der korrekten Reihenfolge lesen zu können, ist es notwendig, die definierten Tags korrekt anzuordnen bzw. zu sortieren. Gelesen wird die Tag-Struktur des Dokuments von oben nach unten.

Alle informativen Abbildungen benötigen einen aussagekräftigen objektiven Alternativtext. Dieser kann sowohl im Quelldokument, wie auch im Nachhinein im PDF hinterlegt werden.

Die Prüfung eines barrierefreien PDF-Dokuments kann mit dem PDF Accessibility Checker (PAC) durchgeführt werden. Gefundene Fehler und ggf. Hinweise sollten vor der endgültigen Fertigstellung des Dokuments beseitigt werden. Je besser die Ursprungsdatei barrierefrei gestaltet ist, desto weniger Fehler werden bei den abschließenden Überprüfungen gefunden.

Der PAC überprüft ca. zwei Drittel der Kriterien des PDF/UA-Standards automatisiert. Eine manuelle Sichtprüfung ist für die nur durch einen Menschen prüfbaren Prüfkriterien des PDF/UA-Standards notwendig. Der PAC kann dabei unterstützen. Eine Prüfung mit assistiven Technologien wie einem Screenreader ist als weitere Maßnahme der Qualitätssicherung zu empfehlen.

• axesPDF von axes4: Speziell entwickelt zur Nachbearbeitung von PDF-Dokumenten zu Erstellung eines barrierefreien PDF-Dokuments
• Adobe Acrobat Professional bietet Funktionen für die Barrierefreiheit sowie Funktionen zur Nachbearbeitung, die Acrobat Barrierefreiheitsprüfung prüft auf häufige Probleme, jedoch nicht den PDF/UA-Standard
• PDF-XChange Editor bietet Funktionen für die Barrierefreiheit sowie Funktionen zur Nachbearbeitung
• PDF Editor von foxit bietet Funktionen für die Barrierefreiheit sowie Funktionen zur Nachbearbeitung
• Common Look von Allyant bietet ein Plug-in für Adobe Acrobat Pro zur besseren Nachbearbeitung von PDF-Dokumenten

Der PDF/UA-2-Standard, veröffentlicht als ISO 14289-2:2024-03, ist der neueste technische Standard für barrierefreie PDF-Dokumente. PDF/UA-2 bringt gegenüber seinem Vorgänger PDF/UA-1 Verbesserungen und Klarheit über die Anforderungen für barrierefreie PDF-Dokumente.

Der PDF/UA-2 ist kein Update des PDF/UA-1-Standards (DIN ISO 14289-1). PDF/UA-1 basiert auf dem ISO-Standard für alle PDF 1.X, während PDF/UA-2 der ISO-Standard für alle PDF 2.0 (DIN ISO 32000-2:2020:12) darstellt.

Mit PDF/UA-2 wird ein besserer Reuse, also eine Wiederverwendung, von Inhalten aus PDF-Dokumenten, möglich. Zu diesen Wiederwendungen zählen beispielsweise lineare Darstellungen der Inhalte für das bessere Lesen auf unterschiedlichen Bildschirmgrößen, der Textauszug aus PDFs oder auch die verbesserte Barrierefreiheit.

Mit PDF 2.0 hat die PDF Association auch „Well-Tagged PDF (WTPDF): Using Tagged PDF for Accessibility and Reuse in PDF 2.0“ veröffentlicht. Die Publikation definiert wie Inhalte in PDF 2.0 aufgebaut und strukturiert werden müssen, um die Wiederverwendbarkeit und Barrierefreiheit für ein möglichst großes Spektrum an Nutzungsfällen zu erlauben. WTPDF hat zwei Konformitätslevel:

• Konformitätslevel 1: Für das Wiederverwenden und
• Konformitätslevel 2: Für die Barrierefreiheit.

Quelle: PDF Association

PDF/UA-2 basiert auf der aktualisierten PDF-Spezifikation ISO 32000-2 (PDF 2.0) und bietet eine Reihe von Verbesserungen:

• Erweiterte Barrierefreiheitsfunktionen: Unterstützung für semantische Strukturen, verbesserte Handhabung von Alternativtexten und erweiterte Metadatenfähigkeiten.
• Neue Inhalte und Funktionen: Mathematische Ausdrücke (MathML), mehr als sechs Überschriftenebenen, neue Tags wie Titel, Aside und Sub sowie die Integration von ePub.
• Interoperabilität: Namespaces ermöglichen eine umfassendere Nutzung und Wiederverwendbarkeit von Inhalten.
• Detaillierte Anleitungen: Klare Richtlinien zur Erstellung barrierefreier Dokumente, die die Bedürfnisse von Menschen mit Behinderungen besser berücksichtigen.

Der Hauptunterschied liegt in der zugrunde liegenden PDF-Spezifikation:

• PDF/UA-1 basiert auf ISO 32000-1 (PDF 1.X), während PDF/UA-2 auf PDF 2.0 aufbaut.
• PDF/UA-2 bietet eine verbesserte Unterstützung für moderne Technologien und eine robustere Dokumentstruktur.
• Die neuen Funktionen von PDF 2.0, wie die klare Definition von Tagging-Regeln und die Möglichkeit zur Wiederverwendung von Inhalten, machen PDF/UA-2 zukunftssicherer.

Obwohl PDF/UA-2 viele Vorteile bietet, ist dieser derzeit noch nicht Stand der Technik. Der Grund dafür liegt in der fehlenden Unterstützung durch Software.

Für barrierefreie PDF-Dokumente ist das Zusammenspiel von PDF-Engines, PDF-Readern und assistiven Technologien notwendig. Aktuell gibt es noch keine zuverlässige Erzeugung, Ausgabe in Readern und Interpretation von PDF/UA-2 durch assistive Technologien.

Wann sich PDF/UA-2 als neuer Standard etabliert, hängt von der Entwicklung und Verbreitung kompatibler Software ab.

PDF/UA-2 stellt einen bedeutenden Fortschritt für barrierefreie PDF-Dokumente dar. Er bietet zahlreiche Vorteile gegenüber PDF/UA-1. Es wird erwartet, dass PDF/UA-2 in den kommenden Jahren zunehmend als Stand der Technik anerkannt wird, sobald die notwendige Softwareunterstützung verfügbar ist. Bis dahin bleibt es ein vielversprechender Standard mit großem Potenzial für die Zukunft der Barrierefreiheit.

• Anforderungen zur Barrierefreiheit von Tabellen in PDF-Dokumenten

• PDF Association (PDF Association)
• Colour Contrast Analyser (TPGi)
• Übersicht zu den PDF-Tags (Stefan Brechbühl)
• Anleitung zum Erstellen und Ändern von Tags in Adobe Acrobat (Stefan Brechbühl)
• PDF Accessibility Checker (PAC) (PAC, gewartet von axes4)
• axesPDF (axes4)
• Adobe Acrobat Professional (Adobe)
• PDF-XChange Editor (1 for All Software GmbH)
• PDF Editor von foxit (Foxit Software Inc.)
• Common Look (Allyant)
• Well-Tagged PDF (WTPDF) (PDF Association)

• 9-Punkte-Checkliste für barrierefreie PDF-Dokumente (Sächsische Überwachungsstelle)
• Hilfe für LibreOffice zu Barrierefreiheit (PDF/UA). (LibreOffice The Document Foundation)
• PDF Techniken (PDF Association, Liaison Working Group PDF Accessibility)
• Webinare und Leitfäden zu PDF (Börsenverein des deutschen Buchhandels)

Informationen zu diesem Artikel

Verfasst von:

Uwe Dombeck, Francis Zinke, Birgit Peböck, Josephine Schwebler

Datum:

22.10.2025

Lizenz:

CC-BY-SA 4.0

Version:

2.0

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