Microsoft Word

Word gehört sowohl in der Bürokommunikation als auch in der Lehre zu den verbreitetsten Programmen zum Erstellen von Dokumenten. Es handelt sich hier um ein offenes Format, Änderungen können also direkt in der jeweiligen Datei vorgenommen werden.

Zum gemeinsamen Bearbeiten der Dokumente bieten sich grundsätzlich zwei Möglichkeiten an: Es kann die Kommentarfunktion benutzt werden, bei der auch die Möglichkeit besteht, auf einen Kommentar zu antworten. Alternativ hierzu kann der Änderungsmodus verwendet werden. Hierbei ist zu beachten, dass es bei vielen Änderungen an derselben Stelle sowohl für Menschen mit und ohne Beeinträchtigungen schwer werden kann, die jeweiligen Änderungen nachzuvollziehen. Es ist also generell sinnvoll, sich vorab auf eine Arbeitsweise zu verständigen.

Die Erstellung eines barrierefreien Dokuments ist ohne großen Aufwand möglich. Dafür ist es sehr hilfreich, mit Dokumentvorlagen zu arbeiten. Diese können vorab einmalig erstellt und anschließend von allen immer wieder genutzt werden. Des Weiteren ist es für die Barrierefreiheit hilfreich und nötig, die Funktionen von Word zu verwenden, wie sie gedacht sind, z. B. Tabellen nur für Datentabellen zu verwenden und nicht für Layout, ein Layout mit mehreren Spalten mit der Spalten-Funktion zu erstellen oder für Fußnoten die Fußnoten-Funktion zu verwenden.

Ein weiterer Vorteil von Word ist, dass ein Export in andere Formate möglich ist. Neben den eigens von Word unterstützten Formaten, können auch PDF, EPUB und andere Formate erstellt werden. Manche Formate benötigen ein Addin andere können direkt mit Word erstellt werden. Die Barrierefreiheit der Endprodukte hängt vom Addin ab.

Achtung: PDF-Dokumente sollten nie mittels PDF-Druckern erstellt werden. Damit wird aus jeder Seite ein Bild erstellt und somit ist jede Seite völlig unzugänglich für assistive Technologien. Steht kein Addin für eine barrierefreie Konvertierung zur Verfügung, so sollte die Funktion „Speichern unter“ mit dem Dateityp „PDF“ verwendet werden.

Der Einsatz von Word eignet sich beispielsweise für Arbeitsblätter, Vorlesungsskripte sowie Dokumente mit hohem Textanteil und vergleichsweise schlichter Gestaltung, die editiert, ergänzt, bearbeitet, kommentiert und aktualisiert werden sollen. Word ermöglicht die barrierefreie Einbindung bzw. Aufbereitung von Tabellen, Abbildungen, Verzeichnissen und Fußnoten. Ebenso dient ein Word-Dokument als Ausgangsdatei für PDF-Dokumente und kann als zusätzliche Alternative zur Verfügung gestellt werden.

Der Einsatz von Word ist hingegen weniger geeignet für die Erstellung von Dokumenten mit hohem gestalterischem Anspruch, wie z. B. Plakate und Flyer, für Texte zur Veröffentlichung auf Webseiten oder für Dokumente, bei denen es auf eine einheitliche und verbindliche Darstellung ankommt, sowie für Dokumente, welche nicht editierbar sein sollen.

Für Textdokumente sind die folgenden Programme geeignet:

• axesWord
  Als kostenpflichtiges Addin dient axesWord dem Export standardkonformer PDF/UA-Dokumente in Word.
• CommonLook Office
  Als kostenpflichtiges Addin dient CommonLook Office dem Export standardkonformer PDF/UA-Dokumente in Word.
• Kofax
  Als kostenpflichtiges Addin dient Kofax dem Export standardkonformer PDF/UA-Dokumente in Word.
• LibreOffice bzw. OpenOffice „Writer“
  Die Software „Writer“ stellt eine kostenfreie Alternative zu Microsoft Word dar. Es kann aus LiberOffice ein getaggtes PDF erstellt werden, jedoch kein standardkonformes PDF/UA-Dokument.
• Microsoft Word
  Die Microsoft Word Software ist kostenpflichtig und verfügt über eine integrierte Barrierefreiheitsprüfung. Es kann aus Word ein getaggtes PDF erstellt werden, jedoch kein standardkonformes PDF/UA-Dokument.
• Nitro PDF Pro
  Nitro PDF ist eine kostenpflichtige Software zum Erstellen und Bearbeiten von PDF-Dokumenten, bietet online jedoch auch kostenlose PDF-Tools an, z. B. „Word zu PDF“.
• WordToEPUB
  Als kostenfreies Plug-in dient WordToEPUB dem Export barrierefreier EPUB-Dokumente in Word.

Grundsätzlich kann gesagt werden: Die korrekte Nutzung der Formatvorlagen und der Funktionen in Word ist die Grundlage für Barrierefreiheit.

Folgender Ablauf hat sich als Best Practice bewährt und ist demnach zu empfehlen:

Um den Workflow zu beschleunigen und auch für unerfahrene Nutzende zu vereinfachen, ist zu Beginn eine universell einsetzbare Dokumentvorlage zu erstellen. Diese beinhaltet grundlegende Einstellungen bezüglich barrierefreier Gestaltung, wie z. B. Dokumentsprache, Metadaten, Formatvorlagen etc., sodass im Anschluss keine Dokumentgestaltung mehr vorgenommen werden muss.

In diesem Schritt kann die zuvor produzierte Vorlage genutzt werden, um ein neues Dokument zu erzeugen. Hier müssen lediglich neu eingefügte Funktionen bezüglich barrierefreier Gestaltung berücksichtigt werden, ansonsten ist nur noch der Inhalt selbst einzufügen. Nutzen Sie auf jeden Fall eine Kopie und behalten Sie die ursprüngliche Vorlagendatei.

Nachdem das neue Dokument erstellt wurde, ist es auf bestehende Barrieren zu prüfen. In Word selbst kann dies anhand der „Barrierefreiheit prüfen“-Funktion vorgenommen werden. Diese ist unter „Überprüfen – Barrierefreiheit überprüfen“ zu finden. Etwaige Fehler müssen im Anschluss korrigiert werden. Da mit dieser Prüfung nur eine geringe Zahl an möglichen Barrieren überprüft wird, ist eine zusätzliche manuelle Prüfung durch eine fachkundige Person zu empfehlen.

Sollte die Option „Barrierefreiheit überprüfen“ in Word 2016 oder älter im Menü „Überprüfen“ nicht angezeigt werden, so kann folgender Weg gewählt werden: Wählen Sie das Menü „Datei“. In der nun geöffneten Ansicht wird „Auf Probleme überprüfen“ als anklickbarer Bereich angeboten. Bei Mausklick auf diese Schaltfläche öffnet sich eine Auswahlliste, in der die Auswahl „Barrierefreiheit überprüfen“ enthalten sein könnte. Ältere Word-Versionen enthalten diese Funktion allerdings noch nicht.

Je nach Einsatzgebiet wird nicht das finale Word-Dokument veröffentlicht, sondern ein daraus erzeugtes, neues Format, wie z. B. PDF. Die Details zu dieser Vorgehensweise finden Sie in den im Folgenden aufgelisteten Anleitungen.

Keine vorhanden

• axesWord (axes4)
• CommonLook Office (Allyant)
• Kofax (Kofax Deutschland GmbH)
• LibreOffice bzw. OpenOffice „Writer“ (LibreOffice The Document Foundation)
• Microsoft Word (Microsoft)
• Nitro PDF Pro (Nitro)
• Word zu PDF (Nitro)
• WordToEPUB (Daisy Consortium)

• Anleitungen für Microsoft Office 2007, 2013, 2016 und 2019 im PDF-Format (Technische Universität Dresden)
• Anleitung für Microsoft Word 2016 (Universität Potsdam)
• Anleitung für Microsoft Word 2016 im PDF-Format (Nadine Sohn, Technische Hochschule Köln)
• Anleitung im Video-Format für Microsoft Word (HessenHub - Netzwerk Digitale Hochschullehre Hessen)

• 8-Punkte-Checkliste für barrierefreie Word-Dokumente (Deutsches Zentrum für barrierefreies Lesen, Überwachungsstelle in Sachsen)
• Checkliste im PDF-Format für barrierefreie Word-Dokumente (BALLON - Barrierearmes Lernen und Lehren Online, Universität Bremen)
• Erweiterte Checkliste nach EN 301 549 für barrierefreie Word-Dokumente (Projekt SHUFFLE, Kompetenzzentrum Digitale Barrierefreiheit)

• Informationen im Video-Format zu Office 365 (Microsoft)
• Informationen zu Word für Microsoft 365, Word 2021, Word 2019, Word 2016, Word 2013, Office Business, Microsoft Office 365 Small Business im Microsoft Support-Center (Microsoft)
• Informationen zu Word für Microsoft 365, Word für Microsoft 365 für Mac, Word für das Web, Word 2021 im Microsoft Support-Center (Microsoft)

• Linksammlung, u. a. mit Informationen zur Erstellung barrierefreier Word-Dokumente (Technische Universität Chemnitz)
• Linksammlung zu barrierefreien Dokumenten im PDF-Format (Deutsches Studierendenwerk)
• Regelwerk für die Berliner Verwaltung, Berliner Standards für Word (berlin.de)

Informationen zu diesem Artikel

Verfasst von:

Christina Broo, Nadja Willy, Finnja Lüttmann, Sarah Böhlau

Datum:

22.10.2025

Lizenz:

CC-BY-SA 4.0

Version:

2.0

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