Microsoft Excel

Microsoft Excel gehört zu den verbreitetsten Anwendungen für Tabellenkalkulationen. In vielen Unternehmen werden mit Excel auch komplexe grafische Auswertungen erstellt oder grundlegende statistische Datenanalysen durchgeführt. In diesem Artikel beziehen wir uns auf die Version Microsoft Excel 365. Es werden Hinweise gegeben, was getan werden muss, damit eine erstellte Excel-Arbeitsmappe barrierefrei ist und von allen Nutzenden gleichermaßen verwendet werden kann.

Bevor Sie sich für oder gegen die Verwendung von Excel zur Umsetzung Ihrer konkreten Anforderung entscheiden, sollten folgende Hinweise beachtet werden:

Bedenken Sie, dass Excel ein Tabellenkalkulationsprogramm, aber kein Texteditor ist. Menschen, die einen Screenreader für die Arbeit am PC nutzen, können nur sehr mühsam längere Texte in Excel-Tabellen lesen. Dies liegt daran, dass die Textstruktur (Absätze, Zeilenumbrüche, Formatierungen) vom Screenreader nicht dargestellt wird. Auch kann in Excel nicht ohne Weiteres wort- oder satzweise mit einem Screenreader navigiert werden, wie es z. B. in Microsoft Word möglich ist. Sollten Sie also ein sehr textlastiges und umfangreiches Dokument erstellen wollen, prüfen Sie die Umsetzung in Microsoft Word. Siehe Abschnitt Microsoft Word.

Wenn zur Visualisierung von Daten Diagramme verwendet werden sollen, wird hierfür ein Alternativtext benötigt. Dieser sollte das Diagramm kurz und sachlich beschreiben, sodass Lesenden mit Screeanreadern die gleichen Informationen zur Verfügung stehen. Wenn die Datentabelle sowie das zugehörige Diagramm in derselben Arbeitsmappe bzw. Arbeitsblatt zur Verfügung gestellt werden, sollte der Alternativtext auf die Tabelle verweisen.

Grundsätzlich kann ein Excel-Dokument auch zur Umsetzung eines Formulars verwendet werden. Achten Sie bei der Gestaltung darauf, dass Sie zwei Spalten verwenden. In der ersten Spalte sollte die Feldbezeichnung, also z. B. „Vorname“, stehen, in der zweiten Spalte direkt daneben sollten die entsprechenden Eingaben gemacht werden können. Sie können die Spalte mit den Beschriftungen der Formularfelder schützen, um zu verhindern, dass das Formular versehentlich verändert werden kann. Achten Sie darauf, dass die Spalte, in der die Eingaben vorgenommen werden sollen, editierbar bleibt.

Oft enthält eine Excel-Arbeitsmappe mehr als eine Tabelle. Achten Sie darauf, dass auf jedem Arbeitsblatt nur eine Tabelle dargestellt wird. Beschriften Sie das Arbeitsblatt entsprechend aussagekräftig, sodass eine schnelle Navigation zur gewünschten Tabelle möglich ist.

Oft werden sehr große Tabellen mit sehr vielen Spalten erstellt. Das hat für alle Nutzenden den Nachteil, dass diese schnell unübersichtlich werden. Für Nutzende, die eine Vergrößerungssoftware oder einen Screenreader verwenden, ist dies eine größere Herausforderung, da die Übersicht hierbei noch schneller verloren geht. Versuchen Sie daher, die Tabellen in der Breite so schmal wie möglich zu halten. Überlegen Sie bei sehr vielen Spalten, ob es möglich ist, die Daten sinnvoll in mehrere Tabellen aufzuteilen. Dies kann die Übersicht für alle erhöhen und stärkt damit die Barrierefreiheit. Darüber hinaus sollten verbundene Zellen vermieden werden.

Im Folgenden finden Sie einige wichtige Hinweise, um ein barrierefreies Excel-Dokument zu erstellen. Bitte beachten Sie darüber hinaus insbesondere auch die erweiterte Checkliste für Excel, um vertiefende Informationen zu erhalten.

Auch wenn Daten in eine Arbeitsmappe eingegeben werden, die mit tabellarischen Koordinaten funktioniert, sind diese nicht automatisch als Tabelle formatiert. Eine formatierte Tabelle besitzt Spalten- und Zeilenüberschriften, die von assistiven Technologien, wie z. B. Screenreadern, ausgelesen werden können. Am einfachsten markieren Sie den kompletten Bereich, der als Tabelle formatiert werden soll. Anschließend klicken Sie auf die Schaltfläche „Start“ und wählen dann den Punkt „Als Tabelle formatieren“ aus. Es wird im Anschluss nach einem Tabellenformat gefragt. Achten Sie hier darauf, ein Format auszuwählen, welches ein gutes Kontrastverhältnis hat. Sie können die Auswahl auch später noch ändern. Außerdem können Sie festlegen, dass die Tabelle Spaltenüberschriften hat. Wenn der Dialog geschlossen wurde, befinden Sie sich in Ihrer neu formatierten Tabelle. Sie sehen nun einen neuen Reiter mit dem Namen „Tabellen Tools“. Hier können diverse Einstellungen für die Tabelle vorgenommen werden. Unter dem Punkt „Tabellenformatoptionen“ können die Spaltentitel aktiviert werden. Hierfür prüfen Sie, ob die Checkbox „Kopfzeile“ aktiviert ist, und aktivieren Sie diese gegebenenfalls. Beachten Sie, dass Zellen oberhalb einer Tabelle keine inhaltstragenden Informationen für die Tabelle enthalten sollten, da diese im Kontext der Tabelle für assistive Technologien nicht „verfügbar“ sind. Eine Zelle oberhalb einer als Tabelle ausgezeichneten Tabelle kann eine visuelle Überschrift enthalten. Diese rein visuelle Überschrift / Beschriftung sollte vergleichbar mit dem hinterlegten programmatischen Tabellennamen sein. Zusätzlich kann es sinnvoll sein, auch Zeilenüberschriften zu aktivieren. Haken Sie hierfür die Checkbox „Erste Spalte“ an.

Oft ist es aus optischen Gründen wichtig, eine Tabelle mit einer „Überschrift“ zu versehen. Diese erfüllt einen reinen optischen Sinn. Die Überschrift sollte sich in der ersten Zeile in der ersten Spalte eines Arbeitsblattes befinden. Anstatt Zellen zu verbinden, können Sie alternativ die Option „Über Auswahl zentrieren“ verwenden. Die Überschrift sollte vergleichbar mit dem Tabellennamen sein.

Ein festgelegtes Zellenformat hilft allen, den Inhalt schnell und gut zu erfassen. So ist es z. B. sehr hilfreich, Zellen, die Text enthalten, linksbündig auszurichten und Zellen mit Währungswerten entsprechend auch als Währung zu formatieren. Somit gibt ein Screenreader den Wert entsprechend korrekt aus. Wichtig hierbei ist, dass ein Screenreader auf den eigentlichen Wert der Zelle zurückgreift und nicht auf die optisch veränderte Darstellung. So wird die Zahl „1.000“ trotz der Formatierung als „Ein-Tausend“ vorgelesen. Beachten Sie, dass optische Formatierungen wie z. B. kursiv oder fett oftmals erst nach zusätzlichen Einstellungen im Screenreader angesagt werden, also im Standard nicht gesprochen werden. Gleiches gilt für Einfärbungen von Zellen. Sie finden die Zellenformatierungen unter „Start/Formatvorlagen/Zellen/Formatieren/Zellen formatieren“. Hier können Sie entsprechende Formate wählen und anpassen.

Generell sollten leere Zellen in einer Tabelle vermieden werden. Wenn eine Zelle keinen Wert enthalten kann, empfiehlt es sich, die Zelle mit „Keine Angabe“ zu füllen. Sollte dies die Sortierung der Tabelle stören, sollte die Zelle notfalls leer gelassen werden. Es sollte kein geschütztes Leerzeichen verwendet werden und auch keine anderen Sonderzeichen.

Zu einem barrierefreien Excel-Dokument gehört auch, dass Benutzende so leicht wie möglich mit dem Excel-Dokument arbeiten können sollten für den Fall, dass Daten in die Tabelle eingetragen werden sollen. Zu diesem Zweck sollte die Eingabe nicht korrekter Daten möglichst verhindert werden. Hierzu bietet Excel z. B. die folgenden Möglichkeiten:

Wenn Sie z. B. ein Formular mithilfe von Excel umsetzen, kann es möglich sein, dass bestimmte Zellen als Werteliste formatiert werden können. In diesem Fall können Benutzende nur bestimmte Werte auswählen und keine eigenen Eingaben machen. Ein Beispiel hierfür wäre die Abfrage nach dem Geschlecht. Die Werte geben den Benutzenden zusätzlich Hinweise darüber, was genau angegeben werden muss. Hinweise zur Erstellung einer Werteliste finden Sie in diesem Artikel von Microsoft: Erstellen von Dropdownlisten - Microsoft-Support

In Situationen, in denen eine Werteliste unpraktisch ist, kann es sinnvoll sein, den Benutzenden einen Hinweis zu geben, wenn ein falscher Wert eingegeben wurde. Ein Beispiel hierfür kann eine Zelle sein, in der ein Wert zwischen 1 und 100 eingegeben werden soll. Das wäre über eine Werteliste sehr umständlich zu realisieren. Excel bietet hier die Möglichkeit, über die Datenüberprüfung den eingegebenen Wert mit einer Art Regel abzugleichen und beim Nichtbestehen der Prüfung einen individuellen Fehlertext auszugeben.

Um einen Fehlerhinweis auszugeben und die Eingabe von Werten zu beschränken, gehen Sie wie folgt vor:

• Klicken Sie im Menü „Daten“ auf „Datentools“ und anschließend auf „Daten überprüfen“.
• Im sich nun öffnenden Dialog können Sie auf der Registerkarte „Einstellungen“ definieren, welche Werte eingegeben werden dürfen.
• Auf der Registerkarte „Eingabemeldung“ können Sie einen Hinweis anzeigen lassen, der den Benutzenden hilft, korrekte Werte anzugeben. Der Hinweis ist sichtbar, sobald die betreffende Zelle ausgewählt wird.
• Auf der Registerkarte „Fehlermeldung“ können Sie die Meldung konfigurieren, die erscheint, wenn ein nicht korrekter Wert angegeben wurde.

Auch in Excel gibt es die Möglichkeit, eine automatische Barrierefreiheitsprüfung zu nutzen. Klicken Sie dafür auf „Überprüfen“ und anschließend auf „Barrierefreiheit“. Auch hier ist wichtig zu wissen, dass mit der jeweils neusten Version von Excel auch die Überprüfungsergebnisse am besten sind. Außerdem gilt auch bei dieser automatischen Überprüfung, dass nicht alle potenziellen Barrierefreiheitsfehler gefunden werden können. Um die Barrierefreiheit sicherzustellen, sollte also in jedem Fall zusätzlich manuell geprüft werden.

• Microsoft Word

• Anleitung zum Erstellen von Dropdownlisten (Microsoft)

• Bewährte Methoden für die Barrierefreiheit mit Excel-Tabellen (Microsoft)
• Erweiterte Checkliste nach EN 301 549 für barrierefreie Excel-Tabellen (Projekt SHUFFLE, Kompetenzzentrum Digitale Barrierefreiheit)

Informationen zu diesem Artikel

Verfasst von:

Alexander Pfingstl

Datum:

22.10.2025

Lizenz:

CC-BY-SA 4.0

Version:

2.0

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